Zarządzanie projektami – cztery najważniejsze etapy

Co to jest projekt?

Projekt to po prostu przedsięwzięcie zmierzające do osiągnięcia konkretnego celu i posiadające określony czas realizacji, koszt, zakres prac i jakość. Każdy projekt jest unikalny, co oznacza, że nie jest standardowym działaniem firmy.

Co to znaczy zarządzać projektem?

Zarządzanie projektem jest wykorzystaniem wiedzy, umiejętności i narzędzi w celu realizacji wytyczonego celu. Celem może być stworzenie konkretnego produktu lub usługi.

Wbrew obiegowej opinii, zarządzanie projektami nie dotyczy wyłącznie projektów z dużym budżetem i wieloosobowym zespołem projektowym (np. budowa drogi). Firmy często realizują mniejsze projekty takie jak: stworzenie nowego produktu, rozwój nowej kampanii marketingowej, stworzenie sklepu internetowego.

W celu lepszego zarządzania projektem najprościej jest  podzielić go na poszczególne etapy. Dzięki takiemu podejściu uzyskamy lepszą kontrolę nad projektem, zespołem projektowym i realizowanymi zadaniami.

Definiowanie projektu

Definiowanie projektu to po prostu określenie potrzeby, celu i korzyści z realizacji projektu.

Przede wszystkim trzeba zastanowić się jakie uzyskamy korzyści z realizacji projektu dla firmy. Warto zastanowić się nad odpowiedzią na następujące pytania:

  • Jakie cele biznesowe firmy zostaną osiągnięte poprzez realizację projektu?
  • Jakie są oczekiwane korzyści?
  • Czy cel projektu jest zgodny z ogólną strategią firmy?
  • Co oznacza sukces projektu dla firmy?
  • Jak zmierzymy sukces projektu?
  • Jak ważne jest osiągnięcie projektu dla sponsora, klienta, kadry zarządzającej?
  • Jakie przeszkody możemy napotkać przy realizacji projektu?

Planowanie projektu

Plan projektu często jest porównywany do mapy ilustrującej jak dostać się z punktu A do punktu B. Plan określa kierunek naszych działań prowadzących do osiągnięcia celu.

Na tym etapie wyznaczamy priorytety projektu, budżet, harmonogram oraz określamy  potrzebne zasoby (ludzkie i materialne). Na podstawie planu podejmujemy decyzję o jego realizacji. Dokonujemy oceny czy założenia zawarte w planie są wiarygodne, zwłaszcza w odniesieniu do środków finansowych, czasu czy kompetencji zespołu projektowego.  Pomocne pytania w planowaniu projektu:

  • Jakie są ograniczenia w realizacji projektu (w kwestii kosztów, jakości, czasu, celu)?
  • Kto powinien być zaangażowany w proces planowania (np. jakie osoby, jakie działy)?
  • W jaki sposób projekt może zakończyć się niepowodzeniem?
  • Jak możemy uniknąć niepowodzenia?

Realizacja projektu

Na tym etapie pilnujemy, aby realizacji projekt zgodnie z przyjętym planem. W tym celu podejmujemy następujące czynności: monitorowanie, rozwiązywanie ewentualnych problemów, podejmowanie działań korygujących i zapobiegawczych, testowanie produktów. Przykładowo, jeżeli naszym projektem jest stworzenie strony internetowej to na tym etapie sprawdzamy jej działanie (np.  szybkość, pozycjonowanie w Internecie, wygląd na urządzeniach mobilnych).

Sytuacje, gdy wszystko przebiega zgodnie z planem są naprawdę rzadkie. W realizacji projektów często mamy do czynienia z opóźnieniami, nieprzewidzianymi w planie sytuacjami. Cenna jest umiejętność szybkiego reagowania na pojawiające się trudności. Pomocne pytania przy realizacji projektu:

  • Jak oceniamy realizację projektu?
  • Jakie działania oceniamy dobrze?
  • Jakie działania są niezgodne z celem projektu?
  • Co powinniśmy zmienić w realizacji projektu?
  • Dlaczego realizujemy działanie, które nie było planowane?
  • Jak to nieplanowana zmiana wpływa na strategię biznesową firmy?
  • Jakie jest ryzyko niepowodzenia projektu?

Zakończenie projektu

Na tym etapie dokonujemy podsumowania i oceny projektu. Opracowujemy raport z wykonalności projektu. Pamiętajmy, że rezultaty projektu będą widoczne po jego ostatecznym wdrożeniu.

Dokonując oceny końcowej porównujemy uzyskane wyniki z przyjętymi w planie założeniami. Dotyczy przyjętych kryteriów: jakości, czasu, zakresu prac, środków finansowych. Podczas dokonania analizy pomocne będą następujące pytania:

  • Czy cel został osiągnięty?
  • Czy projekt rozwiązał konkretny problem, zaspokoił daną potrzebę?
  • Dlaczego nie uzyskaliśmy zamierzonego efektu? (przy niepowodzeniu realizacji projektu)
  • Czy wersja finalna projektu jest zgodna z założonym celem?
  • Czy finalna wersja projektu spełnia korzyści biznesowe firmy?
  • Czego się nauczyliśmy z realizacji projektu?
  • Co następnym razem można zrobić lepiej?

Wnioski z przeprowadzonej analizy zastosujemy przy realizacji kolejnego projektu.

 

 

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *