Wszyscy mamy różne style pracy, terminy i sposoby radzenia sobie ze stresem
Niemal każdego dnia mamy do wykonania wiele powierzonych nam zadań, to jak do nich podejdziemy i czy sprostamy wyzwaniu, zależy od wielu czynników, w tym od pory dnia. Dzieje się tak dlatego, że nasze zdolności poznawcze rosną i maleją w ciągu dnia i nocy. Nasze najbardziej produktywne godziny zależą od rodzaju zadań, które wykonujemy. Zdaniem naukowców ta zmienność opiera się na określonym cyklu dobowym.
Wszyscy mamy pory dnia, kiedy mamy więcej rozrywek, a inne mniej. Zacznij więc zarządzać czasem pracy od zdefiniowania swojej „krzywej zakłóceń”. Wykonuj najważniejsze zadania w czasie mniejszej liczby czynników rozpraszających uwagę. Odłóż mniej wymagające zadania na czas, kiedy nie masz możliwości skupienia się i spokojnej pracy.
Stres jest do pewnego stopnia normalną częścią życia każdego człowieka. Możesz go zmniejszyć, lepiej organizując i ustalając priorytety, ale nigdy całkowicie się go nie pozbędziesz. Dlatego ważne jest, aby znaleźć sposób na łatwiejsze radzenie sobie ze stresem, a następnie lepsze funkcjonowanie w codziennym życiu. W swoim harmonogramie nie zapomnij zaplanować zajęć, które pomogą Ci się zrelaksować i uwolnić od problemów. Każdy pracuje inaczej. Sprawdzonym sposobem na walkę ze stresem są ćwiczenia, bieganie, gimnastyka, spacery na świeżym powietrzu, można też spróbować poczytać książkę czy medytować. Możesz także złagodzić stres, rozmawiając z przyjaciółmi lub spędzając czas z rodziną.
Dla każdego będzie działać inna liczba godzin
W systemie tym przełożony decyduje o liczbie zadań i godzinach pracy potrzebnych do ich wykonania. W tym celu należy uwzględnić ogólne normy czasu pracy. Warto jednak pamiętać, że w przypadku sporu z pracownikiem na tym tle, pracodawca musi udowodnić, że zadanie może zostać wykonane w określonych godzinach pracy.
System równoważnego czasu pracy pozwala na wydłużenie lub skrócenie czasu pracy na dany dzień lub tydzień. System ma maksymalny dobowy czas pracy wynoszący 12 godzin, a dla niektórych prac (np. pogotowia ratunkowego) nawet 16 lub 24 godziny.
Może też być tak, że pracownik „ułożył” swoje normy według nieco innego harmonogramu, ponieważ firma, instytucja czy urząd może mieć inny ustalony czas pracy. Przykład: Pracownik etatowy ma poniedziałki, środy i czwartki od 8:00 do 16:00, wtorek jest dłuższy od 8:00 do 18:00, a piątek jest krótszy od 8:00 do 14:00. W tej samej firmie pracownik na część etatu pracuje w poniedziałek, środę i czwartek od 8:00 do 12:00, wtorek od 8:00 do 14:00 i piątek tylko od 8:00 do 10:00.
Dostosuj swój harmonogram pracy tak, aby był efektywny przez czas pracy
Tworząc harmonogram dnia, postaraj się określić ilość czasu, jaką chcesz przeznaczyć na każde zadanie. W wielu przypadkach jest to lepsze rozwiązanie niż praca do momentu zakończenia zadania. Listy rzeczy do zrobienia to świetne narzędzie, ale nie nadają się do złożonych i obszernych projektów, ponieważ nigdy nie skreślisz niektórych zadań. Istnieją również różne sposoby na tempo pracy – możesz dostosować je do konkretnych zadań lub podzielić je, np. 25-minutowe spotkanie, po którym następuje krótka przerwa. Warto zaplanować dłuższą przerwę po ukończeniu czterech zajęć. Ta technika pozwala zrównoważyć stan skupienia, zmniejszyć napięcie psychiczne i utrzymać motywację do wykonywania zadań.
Tworząc grafik pracy pamiętaj o zapewnieniu tzw. dni roboczych. Oznacza to, że pracownik, który w danym dniu rozpoczyna pracę, nie może wrócić do pracy wcześniej niż 24 godziny później następnego dnia. Podsumowując, pracownicy powinni rozpoczynać kolejny dzień pracy o tej samej godzinie, co dzień poprzedni.
Harmonogram dnia jest niezbędny do nauczenia się zarządzania godzinami pracy. Przed wyjściem z biura sporządź listę najważniejszych zadań do wykonania następnego dnia. Dlatego zaczniesz wykonywać zadania, gdy tylko dotrzesz na miejsce pracy. Planowanie działań może zmniejszyć poziom stresu związanego z problemami zawodowymi i pozwolić cieszyć się wolnym czasem zamiast myśleć o przyszłych zadaniach. Jeśli nie możesz zrobić harmonogramu dzień wcześniej, zrób to rano. Czas, który poświęcasz na tworzenie list, to niewielka inwestycja w porównaniu z czasem, który marnujesz na gorączkowe przeskakiwanie między zadaniami. Najważniejsza jest jednak konsekwentna realizacja zaplanowanych działań.
Rób przerwy, aby naładować się energią i zwiększyć produktywność
Zadbaj o odpowiednią regenerację po pracy i po pracy. Jeśli masz siedzącą pracę, zaleca się robienie przerw co godzinę. Twój wzrok i kręgosłup będą wypoczęte. Po wyjściu z pracy zadbaj o regularny i dobry sen. To właśnie we śnie odradzają się nasze ciała i umysły. Zachęcamy również do aktywności fizycznej. Może to być spacer lub ćwiczenia w domu.
W rzeczywistości możesz zwiększyć swoją produktywność, zmniejszając obciążenie pracą, uwalniając czas na inne ważne obszary swojego życia. Skoncentruj się na zadaniach, które przynoszą najlepsze wyniki, a nie na tych, które sprawiają, że czujesz się produktywny, ponieważ po prostu „coś robisz”.
Oczywiście nie chodzi o to, aby być produktywnym w ciągu zaledwie trzech godzin! Większość ludzi doświadcza poważnego spadku energii raz lub dwa razy dziennie, z czym można bardzo mądrze sobie radzić. U pracowników biurowych pierwszy taki kryzys energetyczny pojawia się zwykle w porze obiadowej – około godziny 12-13 i trwa 1-2 godziny. U niektórych sekunda pojawia się między 16 a 18 rokiem życia.
Zaplanuj również czas na swoje życie osobiste
Poświęć chwilę, aby wyobrazić sobie doskonale zrównoważone życie i przyjrzyj się czynnościom, które wykonujesz w ciągu dnia. Zadaj sobie pytanie, które z tych czynności sprawiają Ci radość, a które są naprawdę potrzebne. Możesz być zaskoczony, jak wiele zadań, nad którymi spędzasz czas, faktycznie psuje Twój harmonogram.
Im lepiej zorganizujemy swój czas, tym lepiej wykorzystamy go do realizacji osobistych i zawodowych celów. Plan to przygotowanie do osiągnięcia celu. Spędzając więcej czasu na planowaniu, spędzamy mniej czasu na robieniu rzeczy, co ogólnie oszczędza nam czas.
Najlepiej osiągnąć to poprzez ustalanie priorytetów, planowanie i ogólne zarządzanie swoimi dniami. Znalezienie zajęć, które pomogą Ci lepiej radzić sobie ze stresem i pozwoli Ci się zrelaksować, również może być korzystne. Kiedy zaczniesz wykorzystywać swój czas w bardziej znaczący sposób, nagle odkryjesz, że możesz zrobić więcej, nie kosztując nadgodzin i nieustannego wyjaśniania, dlaczego nie możesz wyjeżdżać w weekendy z powodu pracy.
